Ministerie van Algemene Zaken

Een relatief klein ministerie kan de taakstelling niet invullen met alleen ‘efficiency’. Dit ministerie zal ook het afstoten of stoppen van (onderdelen van) taken overwegen, waartoe ‘minder regels’ noodzakelijk zijn. Maar vooral zijn alle onderdelen van Algemene Zaken afhankelijk van het succes van samenwerking: zowel binnen het ministerie en met planbureaus en adviesraden als ook met andere departementen. AZ is gewend alert te zijn op vernieuwing, verbetering en efficiency. In de taakstellingplannen van AZ staan dan ook verbetering van efficiency en kwaliteit en een intensievere samenwerking tussen de diensten en met andere departementen centraal.

Eindresultaat

Het veranderingsproces is gericht op een verandering in cultuur, meer dan op verandering van structuur (lerende organisatie):

• Beleid: focus op samenwerking voor het algemeen regeringsbeleid en de eenheid daarvan, zowel inhoudelijk als in de uitvoering;
• Communicatie: samenwerking in voorbereiding, advies en uitvoering van communicatie en voorlichting (inter)departementaal;
• Advies: bijdragen aan de versterking van de kennisuitwisseling binnen het Rijk door alle adviesbureaus van de rijksoverheid meer met elkaar te verbinden en onderling contacten te laten onderhouden met het oog op clustering van het adviesstelsel;
• Staf en ondersteuning: verdere uitbesteding, beperken van de interne controlelast en van de controletoren, andere en slimmere organisatievormen, shared services (centrale afdelingen, Dienst Publiek en Communicatie (DPC)).

Planning

Uitvoering van de taakstelling en de departementale vernieuwing begint in 2008 en loopt tot 2011.
De Bestuursraad voert regie en is besluitvormend. Voor de interne communicatie is op intranet de rubriek Taakstelling opgenomen. Daarnaast worden uitgangspunten gehanteerd over openheid, informatie, persoonlijke communicatie en bottom up communicatie. 

Status

De OR heeft in januari 2008 op hoofdlijnen positief geadviseerd over de taakstellingsplannen. De voortgang vindt plaats via diverse Technische Overleggen. De organisatie van het KMP is verder gestroomlijnd; de clusterindeling sluit nu aan bij de nieuwe indeling van de onderraden, die opnieuw geordend zijn in overeenstemming met de zes pijlers uit het beleidsprogramma.

• De uitvoering van het besluit van de Ministerraad één logo in te voeren is bij de RVD in de interdepartementale projectgroep 1 Logo ondergebracht. Deze projectgroep begeleidt de overgang naar één rijksbreed logo door het ontwikkelen, beschikbaar stellen en implementeren van een rijksbrede huisstijl bij alle deelnemende organisaties van de rijksoverheid voor 1 januari 2011. Sinds medio 2008 is het logo en de huisstijl op de eerste publieksuitingen te zien. 
• Eind 2007 is binnen de afdeling AIR het nieuwe RVD-cluster communicatie minister-president (CMP) opgericht om de communicatieve ondersteuning van de minister-president beter te structureren.
• In opdracht van het SGO zijn vijf communicatieterreinen geïdentificeerd waarop tot interdepartementale samenwerking en inrichting van shared services kan worden gekomen: internet, intranet, communicatieadvies, nieuwsvoorziening, campagnes en coproducties. De projectdirectie Overheidscommunicatie Nieuwe Stijl (ONS) geeft hier invulling aan. Aansluitend heeft ONS zich ingezet voor de ontwikkeling van contouren van de ‘ideale directie communicatie’. Aan de uitvoering daarvan wordt nu gewerkt.
• De 1ste lijns voorlichting van Postbus 51 (telefoon, email beantwoording) is om redenen van efficiency uitbesteed. De gehele overdrachtsfase zal in september 2009 volledig zijn afgerond. DPC zal verder bezien of de ondersteuning slanker kan. Het campagnemanagement zal worden verminderd. Mede onder invloed van de taakstelling is besloten om de hoeveelheid campagnes te verminderen en de samenhang tussen campagnes te vergroten. 2009 en 2010 zijn overgangsjaren.
• De WRR wil beter en flexibeler inspelen op haar taakopdracht. In overeenstemming daarmee is gekozen voor een flexibele structuur van het bureau om de projectmatige wijze van werken beter en specialistisch te kunnen ondersteunen.
• Voor de taken die de bedrijfsvoeringen raken is een redesigngroep opgericht waarin zowel lijn als staf zijn vertegenwoordigd om de samenwerking met het primaire proces te optimaliseren. In december 2007 is deze ontbonden en begin 2008 opgevolgd door het Bedrijfsvoeringoverleg onder voorzitterschap van de pSG .De Centrale Afdelingen bedrijfsvoering werken aan meer flexibelere inzet van medewerkers, inrichten van pools en shared services. Enkele projecten die begin 2008 zijn gestart liggen op het gebied van efficiencyslag, integrale advisering, centraliseren van inkoopproces, bundeling taken functioneel beheer, een samenvoeging van helpdesks van ICT en facilitaire zaken en verminderen van het aantal decentrale stafmedewerkers.