Interview Bert Meuffels, projectleider programma Wij maken de toekomst

Hoe moet Justitie er in 2016 uitzien? De Departementale ondernemingsraad (DOR) Justitie is gevraagd om over deze vraag na te denken en startte hierop het project ‘Wij maken de toekomst’. In het kader van dit traject organiseerde de medezeggenschap vijf bijeenkomsten voor alle Justitiemedewerkers. Bert Meuffels, projectleider Wij maken de toekomst: ‘Wat wij hebben gedaan is het betrekken van medewerkers bij wat er anders kan in de organisatie en hoe. Ik kan alle departementen aanraden om een dergelijk project op te starten en de medewerkers serieus te nemen Je krijgt er betere kwaliteit voor terug.’ Een gesprek met Bert Meuffels.

Wij maken de Toekomst heeft tijdens vijf bijeenkomsten in 2007 aan Justitiemedewerkers gevraagd wat er beter kan binnen de organisatie. Wat is hier de stand van zaken van?
‘De bijeenkomsten, waar zo’n zeshonderd Justitiemedewerkers aan hebben deelgenomen, hebben acht verbeterpunten opgeleverd over visie, beleid, samenwerken, cultuur, communicatie, management, medewerkers en omgeving. Deze punten hebben we vertaald in een actieprogramma dat vervolgens door medewerkers, medezeggenschap en management getoetst is op haalbaarheid, bruikbaarheid en toepasbaarheid: De Verklaring van Nieuwegein. De Verklaring van Nieuwegein is in maart 2008 door management, medezeggenschap en medewerkers ondertekend. In de periode maart 2008 tot maart 2009 zijn mensen aan de slag gegaan met invulling te geven aan deze punten. Afgelopen maart hebben we een landelijke dag georganiseerd, waar de resultaten, van het werk aan de acht thema’s is gepresenteerd.’


Wat is er zoal gebeurd op het gebied van de acht verbeterpunten?
‘Er is veel gebeurd; van kleine tot grote dingen. Wat er de afgelopen jaar is gedaan en bereikt, hebben we in een reader opgenomen. Vijftig Justitie bedrijfsonderdelen hebben input geleverd met bewijsmateriaal erbij. Met de reader willen we anderen informeren en inspireren om initiatief te nemen om verbetering te realiseren, maar ook om kennis en opgedane ervaringen te delen. Waarom zouden we steeds opnieuw het wiel uitvinden. Sommige organisaties zijn veel verder en daar zouden we een hoop van kunnen leren. Zo wilde het Openbaar Ministerie Roermond invulling geven aan het thema Medewerkers door een introductietraject op te zetten voor nieuwe medewerkers. De meeste organisaties hebben al veel langer een dergelijk traject. Als we vaker en veel eerder contact met elkaar zouden zoeken dan was er bij het Openbaar Ministerie veel eerder iets gebeurd.’


Kunt u nog een voorbeeld geven van een concreet resultaat?
‘Het Arrondissementsparket Alkmaar had op gebied van Communicatie te maken met een onvolledige en onvoldoende informatievoorziening. Bovendien heerste er een wandelgangencultuur. Dit probleem is voor een groot deel verholpen door het in gang zetten van een aantal concrete acties. Zo is er een communicatiemedewerker aangesteld en ligt er nu een communicatieplan. Bovendien verschijnt er een nieuwsbrief, vindt maandelijks een Zeepkist bijeenkomst plaats en wordt er teruggekoppeld door teamleiders vanuit het MT. Ook heeft het Arrondissementsparket op het gebied van Loopbaanbeleid concrete acties opgezet. Denk aan het aanstellen van een opleidingsadviseur en het opstellen van een opleidingsplan. Het klinkt misschien allemaal logisch en vanzelfsprekend, maar niet elk Justitieonderdeel is even ver.’


Waar zit het vernieuwingsaspect in Wij Maken de Toekomst? 'Wij Maken de Toekomst is een voorbeeld van vernieuwen met input van medewerkers. Je neemt je mensen serieus en betrekt hen bij verandering. Het project richt zich op de Justitieorganisatie, maar het is tevens een goed voorbeeld voor hoe andere departementen het ook zouden kunnen doen.’

Is het je ambitie om het project rijksbreed door te voeren?
'Het is niet zozeer mijn doel, maar het is wel een logische volgende stap. Wij Maken de Toekomst kan rijksbreed, op elk departement opgestart worden. Het kan nooit kwaad om naar je medewerkers te luisteren en naar je processen te kijken. Dit zorgt alleen maar voor een betere kwaliteit van het werk. Medewerkers die het gevoel hebben dat ze ertoe doen, presteren ook veel beter.’


Hoe nu verder?
'We gaan tot maart 2010 door met het project. In het begin hebben we de medewerkers gevraagd wat er beter kan binnen de organisatie en nu willen we weten wat er volgens hen is veranderd. Dat doen we tijdens drie medewerkersbijeenkomsten Uit de eerste bijeenkomst kwam naar voren dat medewerkers vooral op het gebied van mobiliteit en leiderschap verbeterpunten zien. Denk vooral aan interne mobiliteit, de begeleiding van functie naar functie en bij leiderschap, aan de aanspreekbaarheid van leidinggevenden en de relatie tot medewerkers.’


Wat gaat er na maart 2010 gebeuren?
‘De input uit de medewerkersbijeenkomsten dienen als input voor de directeurenconferentie die op 8 december 2009 wordt georganiseerd. Als we straks de uitkomsten van de directeurenconferentie hebben dan kunnen we een verdiepingsslag op de verklaring van Nieuwegein maken. Waar we uiteindelijk naartoe willen, is dat we concrete afspraken maken, waar je het management op kunt aanspreken. Ik ga voor het inbedden van afspraken in het besluitvormingstraject. Als we dat hebben bereikt, ben ik weg.’